Sophie D.

DSN : les données de pénibilité à renseigner chaque année

Mon expert-comptable me demande mon analyse C2P (ex compte de pénibilité) : que faire ?

En tant qu’employeur, vous avez de nombreuses obligations. La déclaration des facteurs de pénibilité en fait partie : elle devra être réalisée lors de votre DSN annuelle et pourra être déléguée à votre expert-comptable. C’est à vous de lui fournir les bonnes informations, suite à une évaluation rigoureuse et complète de la pénibilité au travail au sein de votre entreprise.

Pénibilité au travail : tour d’horizon

La pénibilité au travail est un sujet incontournable. Elle est évoquée dès que vos salariés sont exposés à des facteurs de risques, qui dépassent un certain seuil. L’employeur doit procéder à une analyse de ces différents critères afin de déterminer les employés concernés. Ces derniers pourront alors accéder à un Compte Professionnel de Prévention (C2P). Le principe repose sur un système de cumul de points, en fonction de la pénibilité des activités. Ces points peuvent ensuite être utilisés pour faire une formation en vue de changer de poste, pour demander un temps partiel ou pour un départ anticipé en retraite.

Les facteurs de pénibilité en détail 

Le Code du travail indique les facteurs de risques professionnels qui définissent la pénibilité au travail. L’article L4161-1 explique en effet qu’il s’agit à la fois des contraintes physiques marquées (manutention manuelle de charges, postures pénibles, vibrations mécaniques), d’un environnement physique agressif (agents chimiques dangereux, milieu hyperbare, températures extrêmes, bruit) et de certains rythmes de travail (travail de nuit, équipes successives alternantes et travail répétitif). Seulement 6 d’entre eux peuvent désormais être déclarés en DSN. Les facteurs liés aux contraintes physiques et les agents chimiques dangereux ont été supprimés depuis le 1er octobre 2017. Ces 4 critères font désormais l’objet d’un traitement spécifique.

Les 6 facteurs de pénibilité du C2P

Les 6 facteurs sont classés dans deux grandes catégories et ils sont définis selon leur intensité et leur durée. Lorsque les conditions de travail soumettent le salarié à des risques qui dépassent les paliers d’intensité et de durée, alors, il bénéficie d’un Compte Professionnel de Prévention (C2P), qui sera créé suite à votre déclaration.

Les 4 facteurs soumis à un traitement particulier

Les 4 autres critères de pénibilité qui ont été retirés du C2P en 2017 doivent tout de même faire l’objet d’une analyse renforcée. Si les postures pénibles, les manutentions manuelles de charges, les vibrations mécaniques et/ou les agents chimiques dangereux entraînent une incapacité permanente d’au moins 10%, il est alors possible pour le salarié de demander une retraite anticipée de deux ans. 

Le fonctionnement du compte C2P

Pour l’ouverture du compte C2P, vous n’avez rien à faire : il sera mis en place automatiquement après l’envoi de la DSN en fin d’année. Les points seront ensuite crédités chaque année, selon vos déclarations. À savoir : 

• 4 points par an pour un facteur de risque (8 points pour les salariés nés avant juillet 1956).
• 8 points par an pour plusieurs facteurs de risques (le double pour les salariés nés avant juillet 1956).

Les salariés pourront ensuite se connecter directement sur leur Compte Professionnel de Prévention pour utiliser leurs points.

Pourquoi transmettre les données de pénibilité au comptable ?

Tous les mois, les salariés du secteur privé font l’objet d’une DSN (Déclaration sociale nominative), qui est le plus souvent remplie par l’expert-comptable de l’entreprise ou par le pôle RH. Cette déclaration en ligne se fait sur la base de la fiche de paie. Les données de pénibilité seront transmises au terme de l’année civile, au titre de la paie du mois de décembre, avant le 5 ou le 15 janvier de l’année suivante, au plus tard.

by Sophie D.

La mise en place du règlement intérieur : enjeux et marche à suivre

Le règlement intérieur : un support essentiel pour encadrer vos salariés

Au sein de votre entreprise, le règlement intérieur est une vraie bible pour vos employés. Ce document précieux recense en effet toutes les règles de sécurité, d’hygiène et de discipline. Véritable moyen de communication entre l’employeur et les salariés, ce règlement est la base pour définir leurs obligations et pour fixer des limites. C’est le socle qui régit la vie quotidienne dans votre société.

Le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Le Code du travail impose la mise en place d’un règlement intérieur pour toutes les entreprises qui comptent plus de 50 salariés. L’article L2312-2 précise que dès que le seuil est franchi pendant plus de 12 mois, l’employeur doit alors rédiger un règlement l’année suivante. Auparavant, et jusqu’au 1er janvier 2020, l’obligation courait quand l’effectif dépassait 20 employés. 

Certes, aujourd’hui, les petites structures n’ont plus l’obligation légale d’établir un règlement intérieur. Mais il faut bien penser que sans règles, il n’y a pas non plus de sanctions possibles. Pour un employeur, impossible par exemple de licencier un employé pour faute sans règlement intérieur. Sur quelle base pourrait-il justifier que le salarié a manqué à ses obligations, si ces dernières n’étaient pas clairement définies ? Voici tout l’enjeu de ce document, qui peut vous éviter de nombreuses déconvenues en cas de litige.

Les 4 bonnes raisons d’établir un règlement intérieur 

Au-delà de l’obligation légale, le règlement intérieur présente des intérêts non négligeables pour l’employeur et pour la vie quotidienne de l’entreprise.

N°1 – Pour donner des directives

Contrairement aux notes de service ou aux consignes d’utilisation qui sont simplement des outils d’information, le règlement intérieur a une force contraignante. Il permet à l’employeur de manifester de manière concrète son pouvoir de direction auprès des salariés, surtout lorsqu’il n’est pas directement en contact avec eux au quotidien.  

N°2 – Pour fixer les sanctions applicables

C’est un document essentiel en matière de discipline : le règlement intérieur permet de déterminer une échelle de sanctions. En effet, en cas de non-respect d’une clause du règlement, l’employeur peut alors prononcer un blâme, un avertissement oral ou écrit, une mutation disciplinaire, une rétrogradation ou une mise à pied disciplinaire. 

N°3 – Pour harmoniser les consignes au sein de l’entreprise

Le règlement intérieur sera remis à chaque nouvel arrivant et permettra ainsi d’appliquer uniformément au sein de l’entreprise toutes les règles fixées. Ce socle commun sera un véritable allié pour une organisation optimale en interne.

 N°4 – Pour vous protéger en cas de litige

En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas licencier un salarié pour faute sans règlement intérieur. Ce licenciement pourrait alors être considéré comme abusif et aller jusqu’à une saisie du CPH. L’employé n’aurait aucun mal à obtenir gain de cause et à vous accuser de l’avoir licencié sans cause réelle et sérieuse.

La mise en place du règlement intérieur

Mettre en place un règlement intérieur ne s’improvise pas. Il existe en effet une procédure bien spécifique à respecter. Vous devrez commencer par rédiger votre projet de règlement, puis, le soumettre au CSE. Après validation, ce règlement devra être déposé au greffe du CPH (conseil de prud’hommes) et à l’inspection du travail. Tous les salariés devront être ensuite informés de son existence et connaître les modalités pour y accéder. Vous pouvez par exemple indiquer la marche à suivre dans le livret d’accueil sécurité et/ou sur le panneau d’affichage obligatoire. Pour finir, pensez à transmettre votre règlement et l’avis du CSE auprès de l’inspection du travail.

Les éléments importants à intégrer dans le règlement intérieur 

Le règlement intérieur édicte toutes les consignes relatives à la sécurité, à l’hygiène, à la santé et à la discipline. L’employeur ne peut pas les fixer librement : il doit respecter un certain nombre de dispositions légales. Le premier point important à prendre en compte est la liberté individuelle de chacun. Les règles qui entravent cette dernière sont considérées comme nulles dans un règlement. Sur le même terrain, il n’est pas possible d’inclure des clauses qui sont contraires à la convention collective.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire figurer dans un règlement intérieur :

• Interdiction de se livrer à des travaux personnels sur le lieu de travail.
• Interdiction d’emporter sans autorisation écrite des objets appartenant à l’entreprise.  
• Obligation d’utiliser les accessoires et/ou vêtements de sécurité fournis par l’entreprise.
• Interdiction de boire de l’alcool sur le lieu de travail.
• Droits du salarié en cas de harcèlement sexuel et / ou moral.
• Conditions d’utilisation des équipements de travail.
• Respect des horaires et des temps de pause.
• Obligation de prévenir en cas d’absence.

Une charte informatique peut aussi être annexée au règlement intérieur, pour encadrer l’utilisation des équipements IT. 

À l’inverse, les clauses suivantes sont interdites :

• Interdiction des conversations personnelles.
• Obligation de porter une tenue de travail lorsque le motif n’est pas justifié.
• Dispositions discriminantes, à capacité professionnelle égale, en raison de l’origine, du sexe, de l’âge ou de la situation de famille, par exemple.

Le bon plan pour un règlement intérieur prêt à l’emploi

La loi encadre le contenu du règlement intérieur, afin de protéger les salariés des clauses abusives et/ou discriminatoires. Pour être sûr que votre document soit légalement conforme, choisissez notre modèle de règlement intérieur, directement téléchargeable sur notre boutique en ligne. Il s’agit d’une trame de 38 pages qui reprend toutes les mesures importantes, à modifier et personnaliser selon vos besoins. Grâce à une annexe de 24 pages, comprise dans le tarif, vous retrouverez également tout le processus de mise en œuvre de votre règlement intérieur auprès des salariés. 

Bien plus qu’une astreinte légale, le règlement intérieur est un vrai pilier dans l’organisation d’une entreprise. Il fixe toutes les obligations des salariés et permet également de leur faire connaître leurs droits. Un non-respect de ce règlement par l’un des employés peut être un motif de licenciement.

by Sophie D.

L’intérêt du livret d’accueil sécurité à remettre aux nouveaux salariés

Le livret d’accueil sécurité en entreprise : un outil d’intégration essentiel

À l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise, le livret d’accueil sécurité lui est remis. Véritable guide, ce document permet de faciliter son intégration tout en lui fournissant l’ensemble des consignes et des règles applicables au quotidien. Ce livret représente un outil incontournable pour aider tous vos nouveaux collaborateurs à trouver plus facilement leurs marques.  

Qu’est-ce qu’un livret d’accueil sécurité ?

Ce fascicule en plusieurs parties est une vraie bible pour chaque nouvel arrivant. Il remplit un double enjeu. En premier lieu, ce livret d’accueil peut être l’occasion de présenter l’entreprise dans les grandes lignes. Valeurs, historique, objectifs, organigramme… le livret dresse un portrait complet de la société. Ensuite, ce support permet aussi de réunir au sein d’un seul document les règles en matière de sécurité et d’hygiène, les risques professionnels liés au poste et les modes opératoires à suivre en cas d’incident sur le lieu de travail.

Le livret d’accueil sécurité est-il une obligation légale ?

Le livret d’accueil sécurité en tant que tel n’est pas imposé par le Code du travail mais il permet de répondre à certaines obligations en termes de santé et de sécurité au travail. Lors des contrôles de l’inspection du travail, vos devoirs d’information et de formation vous seront rappelés. En cas de manquement, vous vous exposez à des sanctions ! Présenter un livret d’accueil sécurité prouve votre conformité sur ce terrain. 

Distinguons d’une part le livret « corporate » qui présente l’entreprise et son mode de fonctionnement, et d’autre part, le livret « sécurité » qui répond à votre devoir d’information en tant qu’employeur. En effet, lors de leur arrivée dans l’entreprise, les employés doivent être informés de l’existence des différents supports SST (DUER, Règlement intérieur…). Le livret d’accueil sécurité regroupe tous ces éléments et les porte à la connaissance de chaque salarié.

Important : en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, ce sera à l’employeur de montrer qu’il a tout mis en œuvre pour protéger les salariés. Et dans ce cas, l’existence d’un document unique d’évaluation des risques n’est pas suffisante car rien ne prouve que les employés en aient connaissance. Le livret d’accueil sécurité permet de pallier cette problématique, en le remettant contre signature à chaque collaborateur.

Une première partie pour présenter l’entreprise et son fonctionnement 

Au-delà de l’aspect SST, le livret d’accueil sécurité est souvent utilisé pour aider chaque nouvel arrivant à s’imprégner de l’entreprise. Il présente en effet cette dernière en détail : son activité, ses méthodes de fonctionnement, son organisation en interne, etc. Tous les éléments pratiques sont répertoriés, pour que l’employé se repère rapidement et facilement. C’est une vraie boîte à outils dans laquelle il pourra piocher dès que besoin.

Un deuxième volet dédié à la sécurité et aux risques professionnels

Alors que la première partie, plus succincte, permet d’assimiler la culture d’entreprise, la deuxième se concentre sur un aspect essentiel : la santé et la sécurité sur le poste de travail. À ce titre, le contenu du livret d’accueil doit être adapté en fonction de chaque métier au sein de l’entreprise. Il est important que ce document fasse un tour d’horizon des risques et des consignes pour les diminuer et/ou les éviter. Les salariés doivent ainsi savoir quel comportement adopter en cas de faille de sécurité, d’incendie ou encore d’accident du travail d’un collègue. Il faut également leur préciser comment et où consulter le DUER. D’ailleurs, en complément du document unique, le livret d’accueil devra intégrer une analyse de la pénibilité et des risques psychosociaux. Si un règlement intérieur est disponible, pensez aussi à le préciser dans ce document.

Bon à savoir : retrouvez un modèle de livret d’accueil sécurité personnalisé selon chaque poste de l’entreprise, à télécharger en quelques clics. Nous vous donnons la possibilité d’ajouter jusqu’à 3 métiers inclus dans le prix et de les compléter si besoin avec un supplément (60 € par métier). Ce support comporte également un tutoriel pour bien comprendre comment prendre en main vos livrets, ainsi qu’une attestation de bonne réception par le salarié.

À ne pas oublier lors de l’intégration d’un nouveau salarié

Accueillir un nouveau salarié n’est pas une étape à prendre à la légère : c’est à son arrivée que vous lui fournirez toutes les clés pour assurer une bonne prise de poste. Certaines démarches légales vous attendent aussi : elles ont vocation à garantir la santé et la sécurité de vos employés.

La formation sécurité des salariés 

Chaque salarié qui intègre votre équipe doit recevoir une « formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice ». C’est une obligation fixée par l’article L4141-2 du Code du travail. Elle est à renouveler en cas de changement de poste de travail et/ou de technique et lors de la reprise de l’activité après un arrêt de travail de plus de 21 jours.

Première embauche : le DUER

La mise en place du document unique d’évaluation des risques professionnels est obligatoire dès l’embauche du premier salarié. Mais il n’est jamais trop tard pour rectifier le tir ! Ce support permet d’assurer votre mise en conformité SST, grâce à une cartographie complète des risques au sein de votre entreprise. Il est imposé par l’article R4121-1 du Code du travail. Les employés doivent savoir comment accéder à ce fameux DUER : le livret d’accueil permet donc de leur fournir cette information capitale.

Le Règlement intérieur

L’article L2312-2 du Code du travail indique que le règlement intérieur est obligatoire dès 50 employés. Mais il est largement recommandé de le mettre en place même pour les effectifs inférieurs. C’est en effet un support très important pour fixer les règles et il faut surtout retenir que : pas de règlement intérieur, pas de sanction possible ! Comme pour le DUER, le règlement intérieur doit être accessible en permanence à tous les salariés. Les modalités pourront être précisées dans le livret d’accueil sécurité. 

Votre livret d’accueil sécurité est un pilier dans l’intégration de vos nouveaux salariés et représente un outil phare de votre démarche santé et sécurité au travail. En le mettant en place au sein de votre entreprise, vous aidez chaque nouveau collaborateur à démarrer l’aventure à vos côtés du bon pied…

by Sophie D.

Tout savoir sur le DUER, le document unique d’évaluation des risques

DUER : pourquoi mettre en place un document unique ?

Le document unique d’évaluation des risques professionnels est le support de base en termes de santé et de sécurité au travail. Pourtant, faute d’information, le DUER fait souvent défaut dans les entreprises, particulièrement dans les petites structures. Selon une étude de la DARES menée en 2016, 45% des employeurs seulement avaient élaboré ou actualisé le DUERP au cours des 12 derniers mois précédant l’enquête. Une négligence qui peut coûter cher… Quel est l’objectif du document unique et comment le mettre en place ? Tous les renseignements dans cet article.

Qu’est-ce que le DUER ?

Obligatoire dès l’embauche du premier salarié, le DUERP est un document qui liste tous les risques liés à la pratique de l’activité professionnelle. Il fait aussi état de toutes les mesures de prévention adoptées, pour pallier ces risques. En résumé, le DUERP est essentiel pour protéger la santé (mentale et physique) de tous les salariés.

Certains métiers semblent naturellement plus exposés aux risques. C’est par exemple le cas des transporteurs ou des ambulanciers : les accidents de la route font partie des facteurs de risques importants dans leur quotidien professionnel. 

Mais en réalité, les risques sont présents dans tous les secteurs ! Dans la coiffure, les salariés s’exposent à des potentielles douleurs au niveau du dos et/ou à des allergies. Il ne faut pas non plus négliger les risques psychosociaux, présents dans les activités  de bureau, les menaces de chutes, de brûlures ou de coupures pour les boulangers et pâtissiers.

Parmi les risques les plus fréquents d’accidents du travail, il faut citer la manutention, la chute de plain-pied et de hauteur, l’utilisation d’outil et les masses en mouvement. Souvent, l’envie de gagner un peu de temps peut conduire à un accident regrettable sur le lieu de travail. 

Tous les métiers ont leur lot de dangers au quotidien : c’est le rôle du DUER de les recenser et de les analyser.

À quoi sert le DUERP ?

Nous l’avons vu : les risques existent dans tous les milieux. Le document unique poursuit donc la vocation de les limiter, ou à défaut, de les prévenir. Il s’inscrit dans un plan d’action global de gestion des risques au sein de l’entreprise. À ce titre, il remplit alors deux fonctions principales :

• Protéger les salariés : au sein d’une structure, le DUER est essentiel pour assurer la santé et la sécurité de tous les collaborateurs.
• Protéger l’employeur : en cas d’accident du travail et/ou de maladie professionnelle, une bonne tenue du DUER est indispensable pour prouver la bonne foi du dirigeant.

Quel est le cadre légal autour du DUER ? 

Le DUERP n’est pas qu’un devoir moral : c’est avant tout une obligation réglementaire. Il est strictement encadré par le Code du travail.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels est obligatoire

Comme l’indique l’article R4121-1 du Code du travail, le DUER est obligatoire dans toutes les entreprises, peu importe leur taille, dès le premier salarié, apprenti, stagiaire ou intérimaire. La rédaction de ce document permet de répondre à l’obligation de l’article L4121-3, qui précise que l’employeur doit évaluer les risques pour la santé et la sécurité des salariés des différentes activités de son établissement. Il s’agit aussi bien des risques liés aux procédés de fabrication qu’aux équipements, aux substances et préparations chimiques ou encore à l’aménagement du lieu de travail. En cas de sites multiples, l’entreprise doit avoir un DUERP pour chacun d’entre eux.

Bon à savoir : le DUERP doit être mis à jour chaque année (au minimum). La mise à jour est aussi obligatoire lorsque les conditions de travail ou de santé et de sécurité sont modifiées ou quand une nouvelle information vient compléter l’évaluation d’un risque. Contrairement aux idées reçues, les entreprises de moins de 11 salariés sont aussi tenues de procéder à cette mise à jour. En effet, l’article L4121-3 qui prévoyait un assouplissement des règles pour ces structures n’en a jamais spécifié les conditions, puisque le décret en question n’a jamais été publié. Autant ne pas prendre le risque…

L’absence de DUER entraîne des sanctions 

Lorsque l’employeur manque à son obligation de rédaction ou de mise à jour du DUER, il s’expose à plusieurs types de sanctions.

• La sanction financière : il peut recevoir une contravention.
• La faute inexcusable : en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, la responsabilité de l’employeur peut être engagée.

La rédaction du DUER 

Rédiger le document unique implique de procéder en amont à une évaluation complète des risques professionnels. Cette démarche se réalise en 4 temps :

1. Préparation de l’évaluation des risques.
2. Identification des risques.
3. Classement des risques.
4. Proposition d’action de prévention. 

Qui rédige le DUER ?

L’employeur peut tout à fait se charger lui-même de la rédaction du DUERP. Mais il ne faut pas oublier que les collaborateurs sont les premiers concernés par les risques professionnels : autant prendre en compte leurs idées et leurs avis. Les instances représentatives des salariés (délégués, CSE) peuvent aussi apporter leur vision et fournir des informations intéressantes. La médecine du travail est également un organe à consulter, pour son expertise poussée dans le domaine de la santé.

Bon à savoir : si le DUER est obligatoire, sa rédaction peut être en revanche déléguée à une tierce personne. Sur notre boutique en ligne, le document unique d’évaluation des risques est téléchargeable en quelques clics. Il s’agit d’un support complet, rédigé par des experts habilités IPRP, qui regroupe toutes les informations nécessaires pour vous mettre en conformité.   

Quelles informations contient le DUER ?

Au sein du document unique, il est important de faire mention de toutes les personnes et de tous les organismes qui ont participé à sa rédaction et de bien indiquer la date de cette dernière.

On retrouve ensuite un inventaire de tous les risques identifiés au sein de l’entreprise ainsi que les mesures préventives déployées, pour les supprimer ou les limiter. Cette prévention s’appuie sur 9 grands principes : 

• Éviter les risques en supprimant le danger ou l’exposition au danger.
• Évaluer les risques pour prioriser les actions de prévention à mener.
• Combattre les risques en amont (lors de l’aménagement des lieux ou du choix des équipements, par exemple).
• Réduire les effets du travail sur la santé, en l’adaptant à l’Homme.
• Prendre en compte les avancées technologiques pour adapter la prévention.
• Remplacer dès que possible les produits et/ou procédés dangereux par d’autres qui le sont moins.
• Intégrer l’organisation, les conditions de travail, les relations sociales et l’environnement dans la planification de la prévention.
• Privilégier les mesures de protection collective.
• Former et informer les salariés des risques et des mesures de prévention.

Bon à savoir : la COVID-19 représente un nouveau risque professionnel qu’il est indispensable de prendre en compte dans le DUERP. Les employeurs doivent ainsi mettre en place un plan d’action COVID-19 mais aussi désigner un référent COVID-19.

Qui peut consulter le DUER ?

Une fois rédigé, le document unique est consultable, comme précisé dans l’article R4121-4, par :

• Les collaborateurs de l’entreprise.
• Les membres du CSE,
• Les délégués du personnel,
• Le médecin du travail,
• Les agents de l’inspection du travail.
• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
• Des agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail.
• Des inspecteurs de la radioprotection et des agents, listés dans les articles L.1333-17 et L.1333-18 du Code de la santé publique.

by Sophie D.

La checklist pour embaucher le premier salarié dans une entreprise

Les dix étapes pour l’embauche du premier salarié 

Votre entreprise connaît une croissance florissante et vous vous apprêtez à embaucher votre tout premier salarié : félicitations ! Une fois la perle rare trouvée, de nombreuses démarches vous attendent pour gérer l’intégration de votre premier collaborateur. De la rédaction du contrat de travail à l’élaboration du document unique (DUER), récapitulons les différentes étapes incontournables lors de l’embauche du premier employé.

1. Choisir le contrat pour le premier salarié 

Avant de passer à l’action, une phase de réflexion vous attend, avec en premier lieu, le choix du contrat de travail. S’agit-il d’une embauche temporaire ou sur le long terme ? CDI ou CDD : chaque contrat présente ses avantages et ses inconvénients.

Le contrat à durée indéterminée (CDI)

Le CDI vous engage sur le long terme auprès de votre futur salarié. À l’issue de la période d’essai, il devient alors plus difficile pour l’employeur de se séparer du collaborateur mais la réciproque est aussi vraie. Le salarié doit respecter un délai de préavis s’il souhaite rompre son contrat. Le CDI est donc plus sécurisant, des deux côtés. Il s’agit d’un contrat durable, qui permet aussi d’attirer plus de profils, à la recherche de stabilité professionnelle.

Le contrat à durée déterminée (CDD)

Faire le choix d’un CDD peut s’avérer intéressant dans un premier temps puisqu’il ne vous engage pas sur le long terme. C’est aussi un contrat judicieux pour une hausse temporaire d’activité. Avec le CDD, il y a plus de souplesse, aussi bien pour l’employeur que pour la personne recrutée. En revanche, cette flexibilité est aussi gage d’instabilité : le collaborateur pourra plus facilement mettre un terme à son contrat. Il est aussi plus difficile de trouver des profils lorsque l’on propose un contrat à durée déterminée.

2. Rédiger le contrat de votre collaborateur

CDI ou CDD, peu importe votre choix, vous devrez ensuite rédiger le contrat de travail. La rédaction de ce document est très importante : elle dressera les contours de votre future collaboration. Pour que le contrat soit valide, pensez à bien préciser les informations suivantes :

• L’identité des deux parties.
• Le lieu d’exercice de l’activité.
• Le poste occupé.
• La catégorie d’emploi.
• La date de la prise de poste.
• La durée de période d’essai et de préavis.
• La durée du travail.
• La convention collective applicable à votre entreprise.

Le recours à un expert du droit du travail est largement conseillé pour élaborer votre premier contrat de travail.

3. Connaître le coût de votre salarié 

L’embauche d’un salarié représente un certain coût, au-delà du salaire que vous lui versez. Il convient de bien prendre conscience des charges, pour éviter les mauvaises surprises. Alors, combien coûte un salarié ? L’employeur doit s’acquitter de différentes cotisations patronales, comme les cotisations d’allocations familiales ou d’accident du travail, la contribution solidarité autonomie ou encore le forfait social.

Un estimateur de cotisations est disponible sur le site de l’Urssaf. À titre d’exemple, un salarié payé 2 000 € (net) par mois représente un coût total de 3 475 € à l’entreprise.

4. Réaliser la déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche est un document à adresser à l’URSSAF avant l’arrivée de votre premier salarié. Elle doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche, et au plus tard, le dernier jour ouvrable qui précède l’arrivée du salarié.

La DPAE remplace la DUE (déclaration unique d’embauche) et permet en une seule étape d’effectuer toutes les formalités obligatoires :

• La déclaration de première embauche.
• L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage (pour l’embauche d’un premier salarié).
• La demande d’immatriculation de l’employé à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie).
• L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.
• La demande d’examen médical d’embauche du salarié.
• Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales.

5. Affilier l’entreprise auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Après l’embauche d’un premier salarié, chaque entreprise doit s’affilier à un groupe de protection sociale. Dans le secteur privé, il s’agit de l’organisme Agirc-Arrco. Pour connaître la caisse de retraite à laquelle votre structure est rattachée, vous pouvez vous rendre sur le formulaire dédié sur l’espace entreprise du site Agirc-Arrco.

6. Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire dès le 1er salarié, alternant ou stagiaire. Il peut être numérique. Le document liste pour chaque collaborateur les informations suivantes :

• L’identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité).
• Les emplois, les qualifications, la date d’entrée et de sortie.
• Le type de contrat.
• Le type et le numéro d’ordre du titre d’autorisation de travail pour les travailleurs étrangers.
• Le nom et les prénoms, date de début et de fin de stage, nom et prénoms du tuteur et lieu de présence sont des informations à indiquer dans une partie dédiée, pour les stagiaires.

 Bon à savoir : à partir de la date de départ du salarié, les informations doivent être conservées pendant 5 ans dans le registre unique du personnel.

7. Établir un document unique d’évaluation des risques professionnels

Dès que votre premier salarié rejoint votre entreprise, vous avez alors une obligation d’assurer sa santé et sa sécurité au travail : c’est la SST. Pour la garantir, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) [ Lire aussi Pourquoi mettre en place un DUER ? ] est le premier support à élaborer et à mettre à jour régulièrement. Il permet d’analyser les différents risques auxquels les salariés sont exposés et doit proposer des mesures préventives. Le défaut de DUER, même pour un seul salarié, est passible de sanctions.

Astuce : Embaucher un premier salarié n’est pas de tout repos ! Pour simplifier les démarches administratives et pour vous mettre en conformité, retrouvez votre document unique d’évaluation des risques professionnels à télécharger sur notre boutique en ligne et à compléter. Un coup de pouce dans votre parcours vers l’embauche…

8. Prévoir une visite d’information et de prévention ou un examen médical

La visite d’information et de prévention (Vip) vient remplacer la visite médicale d’embauche. Elle doit être réalisée dans un délai de 3 mois à partir de l’embauche, par un médecin du travail ou un professionnel de la santé au travail. Cette visite est à renouveler tous les 5 ans. Attention : les informations médicales restent strictement confidentielles. Si le poste occupé présente des risques professionnels, un examen médical d’aptitude à l’embauche est obligatoire.

9. Prévoir les affichages obligatoires

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’afficher certaines informations sur le lieu de travail. Ces dernières varient en fonction du nombre de salariés. Dans le cas d’une première embauche, vous devez donc répondre aux affichages obligatoires des entreprises jusqu’à 10 salariés :

• Les coordonnées de l’inspection du travail,
• Les coordonnées de la médecine du travail,
• Le service d’accueil téléphonique du Défenseur des droits, dans le cadre de la lutte contre la discrimination,
• Les consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger,
• Les horaires collectifs de travail,
• Le repos hebdomadaire,
• L’interdiction de fumer et de vapoter,
• Les conditions d’accès et de consultation du DUERP,
• Les panneaux syndicaux.

10. S’organiser pour la paie

Tout est prêt pour accueillir votre premier salarié : anticipez également avant son arrivée les futures démarches liées à la gestion de sa paie. Avez-vous prévu un logiciel pour éditer les fiches de paie ? Pensez-vous déléguer cette tâche à votre expert-comptable ? Faites le point sur la question en amont, pour ne pas vous retrouver pris au dépourvu le moment venu.

L’embauche de votre tout premier collaborateur est une nouvelle étape dans la croissance de votre entreprise. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour l’organiser dans les meilleures conditions !

by Sophie D.