Les dix étapes pour l’embauche du premier salarié

 

Votre entreprise connaît une croissance florissante et vous vous apprêtez à embaucher votre tout premier salarié : félicitations ! Une fois la perle rare trouvée, de nombreuses démarches vous attendent pour gérer l’intégration de votre premier collaborateur. De la rédaction du contrat de travail à l’élaboration du document unique (DUER), récapitulons les différentes étapes incontournables lors de l’embauche du premier employé.

1. Choisir le contrat pour le premier salarié 

Avant de passer à l’action, une phase de réflexion vous attend, avec en premier lieu, le choix du contrat de travail. S’agit-il d’une embauche temporaire ou sur le long terme ? CDI ou CDD : chaque contrat présente ses avantages et ses inconvénients.

Le contrat à durée indéterminée (CDI)

Le CDI vous engage sur le long terme auprès de votre futur salarié. À l’issue de la période d’essai, il devient alors plus difficile pour l’employeur de se séparer du collaborateur mais la réciproque est aussi vraie. Le salarié doit respecter un délai de préavis s’il souhaite rompre son contrat. Le CDI est donc plus sécurisant, des deux côtés. Il s’agit d’un contrat durable, qui permet aussi d’attirer plus de profils, à la recherche de stabilité professionnelle.

Le contrat à durée déterminée (CDD)

Faire le choix d’un CDD peut s’avérer intéressant dans un premier temps puisqu’il ne vous engage pas sur le long terme. C’est aussi un contrat judicieux pour une hausse temporaire d’activité. Avec le CDD, il y a plus de souplesse, aussi bien pour l’employeur que pour la personne recrutée. En revanche, cette flexibilité est aussi gage d’instabilité : le collaborateur pourra plus facilement mettre un terme à son contrat. Il est aussi plus difficile de trouver des profils lorsque l’on propose un contrat à durée déterminée.

2. Rédiger le contrat de votre collaborateur

CDI ou CDD, peu importe votre choix, vous devrez ensuite rédiger le contrat de travail. La rédaction de ce document est très importante : elle dressera les contours de votre future collaboration. Pour que le contrat soit valide, pensez à bien préciser les informations suivantes :

  • L’identité des deux parties.
  • Le lieu d’exercice de l’activité.
  • Le poste occupé.
  • La catégorie d’emploi.
  • La date de la prise de poste.
  • La durée de période d’essai et de préavis.
  • La durée du travail.
  • La convention collective applicable à votre entreprise.

Le recours à un expert du droit du travail est largement conseillé pour élaborer votre premier contrat de travail.

3. Connaître le coût de votre salarié 

L’embauche d’un salarié représente un certain coût, au-delà du salaire que vous lui versez. Il convient de bien prendre conscience des charges, pour éviter les mauvaises surprises. Alors, combien coûte un salarié ? L’employeur doit s’acquitter de différentes cotisations patronales, comme les cotisations d’allocations familiales ou d’accident du travail, la contribution solidarité autonomie ou encore le forfait social.

Un estimateur de cotisations est disponible sur le site de l’Urssaf. À titre d’exemple, un salarié payé 2 000 € (net) par mois représente un coût total de 3 475 € à l’entreprise.

4. Réaliser la déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche est un document à adresser à l’URSSAF avant l’arrivée de votre premier salarié. Elle doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche, et au plus tard, le dernier jour ouvrable qui précède l’arrivée du salarié.

La DPAE remplace la DUE (déclaration unique d’embauche) et permet en une seule étape d’effectuer toutes les formalités obligatoires :

  • La déclaration de première embauche.
  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage (pour l’embauche d’un premier salarié).
  • La demande d’immatriculation de l’employé à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie).
  • L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.
  • La demande d’examen médical d’embauche du salarié.
  • Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales.

5. Affilier l’entreprise auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Après l’embauche d’un premier salarié, chaque entreprise doit s’affilier à un groupe de protection sociale. Dans le secteur privé, il s’agit de l’organisme Agirc-Arrco. Pour connaître la caisse de retraite à laquelle votre structure est rattachée, vous pouvez vous rendre sur le formulaire dédié sur l’espace entreprise du site Agirc-Arrco.

6. Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire dès le 1er salarié, alternant ou stagiaire. Il peut être numérique. Le document liste pour chaque collaborateur les informations suivantes :

  • L’identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité).
  • Les emplois, les qualifications, la date d’entrée et de sortie.
  • Le type de contrat.
  • Le type et le numéro d’ordre du titre d’autorisation de travail pour les travailleurs étrangers.
  • Le nom et les prénoms, date de début et de fin de stage, nom et prénoms du tuteur et lieu de présence sont des informations à indiquer dans une partie dédiée, pour les stagiaires.

 Bon à savoir : à partir de la date de départ du salarié, les informations doivent être conservées pendant 5 ans dans le registre unique du personnel.

7. Établir un document unique d’évaluation des risques professionnels

Dès que votre premier salarié rejoint votre entreprise, vous avez alors une obligation d’assurer sa santé et sa sécurité au travail : c’est la SST. Pour la garantir, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) [ Lire aussi Pourquoi mettre en place un DUER ? ] est le premier support à élaborer et à mettre à jour régulièrement. Il permet d’analyser les différents risques auxquels les salariés sont exposés et doit proposer des mesures préventives. Le défaut de DUER, même pour un seul salarié, est passible de sanctions.

Astuce : Embaucher un premier salarié n’est pas de tout repos ! Pour simplifier les démarches administratives et pour vous mettre en conformité, retrouvez votre document unique d’évaluation des risques professionnels à télécharger sur notre boutique en ligne et à compléter. Un coup de pouce dans votre parcours vers l’embauche…

8. Prévoir une visite d’information et de prévention ou un examen médical

La visite d’information et de prévention (Vip) vient remplacer la visite médicale d’embauche. Elle doit être réalisée dans un délai de 3 mois à partir de l’embauche, par un médecin du travail ou un professionnel de la santé au travail. Cette visite est à renouveler tous les 5 ans. Attention : les informations médicales restent strictement confidentielles. Si le poste occupé présente des risques professionnels, un examen médical d’aptitude à l’embauche est obligatoire.

 

9. Prévoir les affichages obligatoires

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’afficher certaines informations sur le lieu de travail. Ces dernières varient en fonction du nombre de salariés. Dans le cas d’une première embauche, vous devez donc répondre aux affichages obligatoires des entreprises jusqu’à 10 salariés :

  • Les coordonnées de l’inspection du travail,
  • Les coordonnées de la médecine du travail,
  • Le service d’accueil téléphonique du Défenseur des droits, dans le cadre de la lutte contre la discrimination,
  • Les consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger,
  • Les horaires collectifs de travail,
  • Le repos hebdomadaire,
  • L’interdiction de fumer et de vapoter,
  • Les conditions d’accès et de consultation du DUERP,
  • Les panneaux syndicaux.

10. S’organiser pour la paie

Tout est prêt pour accueillir votre premier salarié : anticipez également avant son arrivée les futures démarches liées à la gestion de sa paie. Avez-vous prévu un logiciel pour éditer les fiches de paie ? Pensez-vous déléguer cette tâche à votre expert-comptable ? Faites le point sur la question en amont, pour ne pas vous retrouver pris au dépourvu le moment venu.

L’embauche de votre tout premier collaborateur est une nouvelle étape dans la croissance de votre entreprise. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour l’organiser dans les meilleures conditions !