PACK Contrôle des accès

Description

Que contient notre Pack Contrôle des accès ? 

Entré en vigueur en mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données encadre la récolte, le traitement et la sécurisation de toutes les données personnelles que vous utilisez au quotidien dans vos activités professionnelles. Pour respecter le RGPD, l’entreprise doit établir différents documents, qui seront à porter à la connaissance des personnes concernées. Les supports inclus dans le Pack Contrôle des accès permettent :

• De répertorier et de sécuriser les opérations de maintenance.
• De mettre en œuvre les bonnes pratiques dans le cas d’une authentification des utilisateurs via un mot de passe.
• D’encadrer l’utilisation des badges sur votre site.
• De faire signer à toutes les personnes qui manipulent des données personnelles pour votre compte un engagement de confidentialité.
• De gérer les différentes habilitations. 

Les recommandations de la CNIL dans le processus d’authentification

La CNIL fournit des recommandations précises quant à l’authentification par mot de passe des utilisateurs. Elles ont vocation à sécuriser les mots de passe et donc, l’accès aux données personnelles. Nous vous proposons dans notre Pack Contrôle des accès une liste complète des bonnes pratiques à adopter.

Les clauses pouvant être utilisées en cas de maintenance par un tiers

Si des prestataires externes réalisent vos opérations de maintenance, cela veut dire qu’ils peuvent alors accéder aux informations personnelles que vous stockez. Cette situation implique une procédure précise en matière de RGPD. Pour protéger et sécuriser les données personnelles, nous vous recommandons d’annexer ces clauses à votre contrat de maintenance, sans oublier de mettre en place un registre de traitements spécifique. 

La clause d’information pour l’utilisation de badges

Si vos salariés accèdent aux locaux via un badge, le RGPD vous impose certaines règles à respecter. Pour commencer, vous devez mettre en place un registre des traitements spécifique. Ensuite, il est indispensable d’informer vos salariés quant aux données recueillies lors de l’utilisation des badges : c’est l’objet de cette clause d’information. À transmettre lors de l’embauche ou de la signature du contrat de travail, ce document permet de préciser la finalité de l’installation du dispositif de contrôle et sa base légale, les destinataires des données collectées, la durée de conservation, le droit d’opposition, d’accès et de rectification et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Le modèle d’engagement de confidentialité

Chaque utilisateur doit prendre conscience des enjeux en matière de sécurité et de vie privée, dès lors qu’il travaille avec des données personnelles. Il est important de faire signer à tous vos collaborateurs, prestataires ou sous-traitants, un engagement de confidentialité. Nous vous proposons un modèle à remettre à la signature à toutes les personnes qui manipulent des données à caractère personnel pour le compte de votre entreprise. 

La revue annuelle des habilitations 

La gestion des habilitations permet de limiter les accès aux seules données dont un utilisateur a besoin. Au sein de votre entreprise, vous pouvez ainsi définir différents niveaux d’habilitation. Chaque année, vous devez réaliser une revue pour identifier et supprimer les comptes qui ne sont pas utilisés. Ce rapport est l’occasion de réaligner les droits qui sont accordés en fonction des différents utilisateurs. 

Le tableau de bord des opérations de maintenance 

Accédez à un modèle prêt à compléter pour répertorier toutes les opérations de maintenance réalisées par des prestataires externes. En complément des clauses à utiliser en cas de maintenance, ce support est important pour avoir une cartographie complète des différentes opérations qui sont menées. 

Choisir les supports individuels sur notre boutique en ligne

Vous n’êtes pas concerné par tous les documents du Pack Contrôle Accès ? Certains supports sont disponibles en format individuel. C’est le cas des clauses d’information pour l’utilisation des badges. Elles sont téléchargeables avec, en option, une formation de 30 minutes avec l’un de nos experts. Ce sera l’opportunité pour vous de bien comprendre comment remplir votre document pour être totalement en accord avec le RGPD. Notre clause à utiliser en cas de maintenance par un tiers est aussi disponible en dehors du pack. 

Pour aller plus loin…

Pour bien débuter votre démarche de mise en conformité RGPD, les registres de traitements sont tout simplement la base. Ils sont essentiels pour cartographier toutes les données que votre entreprise recueille et traite. Vous devez en mettre un en place pour chaque opération. Avec le Pack que nous vous proposons, vous obtiendrez un modèle complet pour établir vos registres mais aussi des annexes RGPD pour vous accompagner dans la procédure de mise en conformité.