Clause pouvant être utilisée en cas de maintenance par un tiers

Description

Le cadre légal autour des données personnelles

La notion de donnée personnelle est assez large puisqu’elle se réfère en réalité à toutes les informations qui sont rattachées à une personne et qui permettent son identification directe ou indirecte. Il peut ainsi s’agir de son numéro de téléphone, de son numéro client, de sa date de naissance, de ses habitudes de consommation ou encore de son image. Dès que votre entreprise recueille ce type d’informations, il s’agit donc d’un traitement de données personnelles, encadré par le RGPD.

Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles a été mis à jour en mai 2018 et apporte un cadre légal strict à tous les traitements d’informations personnelles. L’objectif est de protéger ces dernières et de respecter les droits et la vie privée des personnes concernées. 

La maintenance par un tiers : que dit le RGPD ?

Votre devoir est de protéger et de sécuriser les données à chaque moment du cycle de vie des matériels et des logiciels. Ainsi, si des opérations de maintenance sont prévues, il convient de prendre certaines précautions pour se conformer au RGPD. 

Il faut ainsi : 

• Enregistrer toutes les interventions de maintenance et recenser la date, la nature et le nom du prestataire.
• Insérer une clause de sécurité dans les contrats de maintenance. 
• Encadrer les interventions en désignant un responsable au sein de votre organisme.
• Mettre en œuvre une procédure de suppression sécurisée des données.
• Supprimer en toute sécurité les données des différents équipements avant leur mise au rebut, leur réparation chez un prestataire externe ou la fin du contrat de location le cas échéant. 

En cas d’opération de maintenance à distance, le responsable de traitement doit s’assurer :

• Que la provenance de chaque intervention extérieure est identifiable.
• Que la personne concernée a bien donné son accord préalable (dans le cadre de l’utilisation de TeamViewer, par exemple). 

Que contient notre clause à utiliser en cas de maintenance par un tiers ? 

Ce support est un document PDF / Word de 2 pages qui vous servira de modèle pour vos clauses de sécurité spécifiques en cas de maintenance par un tiers. Vous pourrez ainsi les annexer à votre contrat de maintenance. N’oubliez pas que les opérations de maintenance devront aussi faire l’objet de la mise en place d’un registre de traitements. 

Commander notre clause pouvant être utilisée en cas de maintenance par un tiers en quelques clics

Notre modèle de clause est prêt à être complété et utilisé pour encadrer et protéger l’accès aux données par des tiers. Pour votre mise en conformité RGPD, nous vous proposons également des prestations sur mesure. Notre équipe pourra ainsi vous apporter son expertise et vous accompagner dans votre démarche RGPD, en prenant en compte les besoins spécifiques de votre entreprise. 

Pour aller plus loin…

La maintenance par un tiers est soumise au RGPD, au même titre que la sous-traitance qui occupe un volet complet dans le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. Si vous faites appel à des sous-traitants et que ces derniers récoltent et/ou traitent des informations personnelles, il est indispensable de définir un plan d’action complet RGPD. Pour vous aider dans cette démarche, notre Pack Sous-Traitants contient le b.a.-ba en termes de gestion RGPD de la sous-traitance.