Clauses d’information pour l’utilisation de badges

Description

Le RGPD en quelques mots

Gérer une entreprise implique de répondre à un certain nombre d’obligations, pour respecter la loi. Parmi les différents textes légaux à connaître, le Règlement Général sur la Protection des Données est en première ligne. Depuis sa mise à jour en mai 2018, il fixe de nouvelles règles strictes en matière de protection des données personnelles. Que ce soit pour protéger celles de vos clients, de vos salariés ou encore de vos fournisseurs, de nombreuses démarches vous attendent pour votre mise en conformité. Cette dernière passe par 4 grandes étapes :

• La cartographie de vos données et de vos différents traitements. Cette étape implique la mise en place d’un registre de vos traitements de données. 
• Le tri de vos données pour ne conserver que celles qui vous sont réellement nécessaires.
• La mise en application des bonnes pratiques pour assurer le respect des droits des personnes.
• La sécurisation des données pour protéger la vie personnelle. 

L’utilisation des badges au sein d’une entreprise

Le développement des nouvelles technologies a permis de créer des outils de pointe afin de sécuriser les sites et d’en contrôler l’accès. En tant qu’employeur, les badges sont généralement mis en place pour plusieurs raisons :

• Sécuriser l’entrée dans le bâtiment.
• Limiter l’accès aux locaux qui font l’objet d’une restriction de circulation.
• Contrôler les horaires d’entrée et de sortie des salariés. 

Ces différents dispositifs d’accès mis en place ne doivent pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux. 

Badges et RGPD

Avant l’entrée en vigueur du RGPD, la norme NS-42 régissait l’utilisation des badges sur le lieu de travail. Elle est désormais obsolète et il convient de se fier aux réglementations dictées par le RGPD. Notamment, il faut savoir que les systèmes de contrôle des horaires par badge n’ont plus à être déclarés auprès de la CNIL. Ils doivent faire l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une consultation des instances représentatives du personnel avant l’installation. L’information des salariés est aussi indispensable. Il faut leur préciser :

• La finalité de l’installation du dispositif de contrôle.
• La base légale du dispositif.
• Les destinataires des données collectées par le dispositif.
• La durée de conservation des données.
• Le droit d’opposition, d’accès et de rectification.
• La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. 

Contrôle d’accès et sécurité

Toutes les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement. En revanche, celles qui sont utilisées à des fins de contrôle du temps de présence sont conservées pendant 5 ans. Il est également indispensable de prendre des mesures de sécurité pour protéger ces données. Le logiciel de gestion devra être, à ce titre, protégé par un identifiant et un mot de passe. Idéalement, une étude des risques sur la sécurité des données est recommandée, particulièrement lors de la mise en place d’un dispositif biométrique. 

Que contiennent nos clauses d’information pour l’utilisation des badges ? 

Ce support est un document PDF / Word de 4 pages qui liste tous les éléments à porter à la connaissance de vos salariés pour l’utilisation des badges. En effet, lorsqu’un employé “badge” pour pénétrer sur le site de votre entreprise ou pour en sortir, des données personnelles sont alors recueillies par le dispositif. Le modèle d’information que nous vous proposons pourra être transmis lors de l’embauche ou bien remis lors de la signature du contrat de travail. 

Commander nos clauses d’information pour l’utilisation des badges en quelques clics

Nos supports s’adaptent à vos besoins. Retrouvez vos clauses d’information pour l’utilisation des badges sous trois formes : 

• Votre document à télécharger et à compléter par vos soins. 
• Votre document à télécharger comprenant une formation de trente minutes avec un expert pour bien comprendre la manière de le compléter.
• Notre prestation sur mesure est un accompagnement par nos experts pour réaliser votre document.

Pour aller plus loin…

Pour une démarche globale de mise en conformité pour le contrôle des accès, d’autres étapes vous attendent. Retrouvez notre Pack Contrôle des accès, qui regroupe tous les supports nécessaires, dont les clauses d’information pour l’utilisation des badges. Savez-vous que les opérations de maintenance par un prestataire externe doivent aussi obéir à certaines règles RGPD ? Notre modèle de clauses en cas de maintenance par un tiers est également téléchargeable en quelques clics. Il est aussi présent dans le Pack Contrôle des accès.