Clause d’information pour la vidéosurveillance sur les lieux de travail

Description

Présentation succincte du RGPD 

Au quotidien, vous collectez et traitez des données personnelles ? Vous êtes alors concerné par le Règlement Général sur la Protection des Données. Tous les organismes, publics ou privés, qui traitent des informations personnelles doivent prendre des mesures pour assurer le respect de la vie privée et le droit des personnes à qui elles appartiennent. Le RGPD implique donc de grands changements pour toutes les entreprises. À noter que le processus de traitement de données peut être informatisé mais le règlement concerne également les fichiers de type papier. 

Pour se conformer au RGPD, il faut retenir que tout traitement de données personnelles doit avoir une finalité précise, en lien avec l’activité professionnelle. 

La vidéosurveillance au travail : ce qu’il faut savoir

Le RGPD touche de nombreux domaines dans le quotidien d’une entreprise. Par exemple, la mise en place d’un système de vidéosurveillance est soumise à des règles très strictes, l’objectif étant de protéger les droits des salariés. 

Les points importants concernant l’installation de la vidéosurveillance

Pour commencer, la toute première étape est de définir un objectif légal et légitime pour justifier l’installation de caméras sur les lieux de travail. Cela peut être, par exemple, pour protéger les biens et les personnes ou bien pour identifier des voleurs, le cas échéant. 

Le dispositif de vidéosurveillance peut être installé au niveau :

• Des entrées et des sorties du bâtiment.
• Des issues de secours.
• Des voies de circulation.
• Des zones où sont stockés des marchandises ou des biens de valeur.

En revanche, les caméras ne peuvent pas filmer :

• Les employés sur leur poste de travail, sauf dans certains cas précis (au niveau d’une caisse, par exemple).
• Les zones de pause ou de repos.
• Les toilettes.
• Les locaux syndicaux.

Vidéosurveillance, RGPD et sécurité

Le premier point essentiel quand on parle de vidéosurveillance en entreprise, c’est l’information des personnes concernées. Il faut donc que les employés et les visiteurs aient connaissance de la présence de caméras. La mise en conformité RGPD implique donc :

• La mise en place d’un panneau d’affichage directement sur le lieu.
• Une notice d’information complète relative à la gestion des données personnelles et aux droits des personnes.

La note informative doit être transmise aux salariés lors de l’embauche ou lors de la signature du contrat de travail. Elle devra aussi être tenue à disposition des visiteurs qui peuvent être filmés lors de leur venue dans vos locaux. 

Si les images de vidéosurveillance peuvent être visionnées à distance (sur tablette ou smartphone, par exemple), il est indispensable de bien en sécuriser l’accès. D’autre part, les images ne doivent pas être utilisées pour surveiller les employés et leur travail. Enfin, il est important de définir un temps de conservation pour les images filmées. Il est généralement équivalent à un mois. 

Les obligations à respecter pour installer des caméras

L’installation de caméras sur le lieu de travail ne nécessite plus une déclaration auprès de la CNIL. Cependant, l’entreprise doit tenir un registre de traitements des données. Attention, en cas de vidéosurveillance mise en place dans un espace ouvert au public, une demande d’autorisation est à déposer auprès de la préfecture. Elle sera délivrée pour une durée de 5 ans, renouvelable. 

Que contiennent nos clauses d’information pour la vidéosurveillance sur les lieux de travail ?

Nous vous proposons un document PDF / Word de 3 pages qui vous permettra d’informer vos salariés et vos visiteurs sur les points suivants : 

• La finalité du système de vidéosurveillance.
• La durée de conservation des images.
• Les coordonnées du DPO ou du responsable de traitement.
• L’existence de leur droit d’accès et de rectification.
• La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. 
• La base légale du traitement.
• Les destinataires des données personnelles.

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Nos supports s’adaptent à vos besoins. Retrouvez vos clauses d’information pour la vidéosurveillance sur les lieux de travail sous deux formes : 

• Votre document à télécharger comprenant une formation de trente minutes avec un expert pour bien comprendre la manière de le compléter.
• Notre prestation sur mesure est un accompagnement par nos experts pour réaliser votre document.

Pour aller plus loin…

Vous souhaitez installer un système de vidéosurveillance dans un espace ouvert au public ? Vous devez donc obtenir une autorisation avant de mettre en place vos caméras. Retrouvez notre Pack Vidéosurveillance, qui regroupe les clauses d’information et le formulaire d’autorisation préalable. Ces documents RGPD vous permettront ainsi de déployer vos solutions de vidéoprotection, en respectant l’image et les droits des personnes filmées.