Clause d’information pour la géolocalisation des véhicules des salariés

Description

Ce que le RGPD implique pour votre entreprise

Avant d’évoquer la géolocalisation des véhicules de vos salariés, un rappel sur le RGPD s’impose. Le fameux Réglement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur en mai 2018, provoquant d’importants changements pour toutes les entreprises. Petites, moyennes ou importantes structures : une mise en conformité a été nécessaire, afin de respecter les nouvelles règles en matière de protection des données personnelles. Il n’est jamais trop tard pour bien faire et chaque entreprise peut appliquer les grands piliers du RGPD, en déployant un plan d’action total, en 4 temps : 

• Constitution d’un registre des traitements de données.
• Tri des données personnelles. 
• Information des personnes, pour leur permettre d’exercer leurs droits.
• Sécurisation des données personnelles. 

La géolocalisation des véhicules des salariés 

Lorsque vous installez un dispositif de géolocalisation dans les véhicules de vos employés, des données personnelles sont récoltées (nom, prénom, matricule interne, numéro de plaque d’immatriculation, etc) : vous entrez donc dans le domaine du RGPD. 

À quoi sert la géolocalisation des véhicules des salariés ?

Un employeur peut installer un dispositif de géolocalisation dans un véhicule professionnel pour plusieurs raisons. Cela peut être, par exemple, pour suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes ou de marchandises. L’objectif poursuivi peut aussi être celui de la sécurité du salarié, des marchandises ou des véhicules. Un tel dispositif s’avère notamment nécessaire pour retrouver un véhicule volé. 

D’autres finalités peuvent entrer en jeu : suivre le temps de travail (s’il n’existe pas d’autre outil pour le faire), contrôler le bon respect des règles d’utilisation du véhicule, etc. Par exemple, si un salarié parcourt des kilomètres en dehors des périodes autorisées, cela peut être considéré comme un abus.

Géolocalisation : les exceptions 

La géolocalisation ne peut pas servir à contrôler le respect des limitations de vitesse ou à contrôler un employé en continu. Le dispositif ne peut pas être utilisé si l’employé est libre dans ses déplacements (VRP, par exemple) ou s’il agit d’un représentant du personnel qui est en déplacement dans le cadre de son mandat. Enfin, la localisation ne peut pas être relevée en dehors des heures de travail. 

Le RGPD et la géolocalisation des véhicules 

Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles indique que cette géolocalisation nécessite la mise en place d’un registre de traitements. Les salariés doivent aussi être informés que ce dispositif va être installé. Aussi, ils pourront avoir accès aux données enregistrées et avoir le droit de désactiver la collecte des informations si le véhicule peut être utilisé à titre personnel, hors temps de travail. L’employeur a la possibilité de vérifier le nombre et/ou la durée des désactivations. À noter que toutes les informations qui sont recueillies ne peuvent être transmises qu’à des destinataires précis. Elles doivent aussi être sécurisées, en utilisant par exemple un identifiant et un mot de passe pour accéder au dispositif de suivi. 

Les données issues du dispositif de géolocalisation doivent être supprimées au plus tard 2 mois après leur collecte. Quelques exceptions :

• Elles peuvent être conservées un an si elles servent à optimiser les tournées ou à prouver que des interventions ont bien été effectuées.
• La durée de conservation peut aller jusqu’à 5 ans si les données permettent de suivre le temps de travail.

Que contiennent nos clauses d’information pour la géolocalisation des véhicules des salariés ?

Ce support est un document PDF / Word de 3 pages qui vous servira de modèle pour vos clauses d’information, en cas de géolocalisation des véhicules des salariés. Une fois complétées, vos clauses seront à remettre aux employés. En les informant sur la collecte de leurs données personnelles, sur le traitement et sur leur droit d’accès, vous assurez ainsi votre mise en conformité RGPD. Pensez également à mettre en place un registre de traitements dédié. 

Commander nos clauses d’information pour la géolocalisation des véhicules des salariés en quelques clics

Nos supports s’adaptent à vos besoins. Retrouvez vos clauses d’information pour la géolocalisation des véhicules des salariés sous deux formes : 

• Votre document à télécharger comprenant une formation de trente minutes avec un expert pour bien comprendre la manière de le compléter.
• Notre prestation sur mesure est un accompagnement par nos experts pour réaliser votre document.

Pour aller plus loin…

Se mettre en conformité RGPD est un parcours qui peut être long et fastidieux. En effet, cette démarche demande du temps mais aussi des connaissances en matière de réglementation. Pour vous accompagner dans cette étape cruciale, retrouvez notre Pack RGPD. Ce dernier contient l’intégralité de nos supports, qui sont ainsi téléchargeables en quelques clics. En sélectionnant notre offre avec une formation de 4 heures, vous obtiendrez toutes les clés pour remplir vos documents et pour assurer la conformité RGPD de votre entreprise.