Avenant au contrat de travail RGPD

Description

Rappel sur le cadre légal qui entoure le RGPD

L’objectif du règlement général de la protection des données (RGPD) est de responsabiliser toutes les institutions qui traitent des données à caractère personnel. Alors, si c’est votre cas, ce règlement vous concerne aussi. Quand on parle de mise en conformité, il s’agit d’adopter toutes les bonnes mesures pour assurer une utilisation des données qui respecte la vie privée des personnes auxquelles elles appartiennent. 

Cette grande réforme de la protection des données implique l’adoption d’une démarche globale, aussi bien pour protéger les données en question que pour prouver que cette protection est optimale. Les données personnelles de vos salariés entrent aussi en compte dans cette procédure. 

Les données personnelles et les droits des salariés

En termes de données personnelles des salariés, les employeurs sont tenus de respecter des règles précises. Notamment, il faut savoir que la gestion du recrutement et de la paie implique l’utilisation de moyens informatiques : de nombreuses informations sont alors stockées au sujet des employés mais aussi des candidats. Le RGPD permet de définir les informations qui peuvent être utilisées, par qui et dans quels cas précis. Il fixe aussi un temps limite de conservation. Dans votre entreprise, l’enjeu du RGPD et de l’avenant au contrat de travail est aussi d’encadrer le traitement des données personnelles par vos employés, dans le cadre de leurs missions professionnelles. 

À retenir que l’avenant poursuit donc un double objectif :

1. Protéger les droits des salariés quant à leurs informations personnelles.
2. Définir les activités qui nécessitent que les salariés traitent des données personnelles. 

Les données personnelles : à quoi servent-elles ? 

De nombreuses données personnelles sont collectées au sujet de vos employés. Elles servent à leur rémunération, aux déclarations sociales obligatoires, à la tenue du registre unique du personnel, à la gestion administrative, à l’organisation du travail ou encore à l’action sociale prise en charge par l’employeur. Il est important de demander aux salariés uniquement les informations utiles dans le cadre de leurs missions professionnelles. Même constat pour les candidats lors d’un recrutement. Il est nécessaire de les informer au préalable de l’utilisation qui sera faite de leurs données et de leur possibilité d’y accéder à tout moment. 

Qui peut accéder aux données personnelles ? 

L’accès aux données de vos salariés doit être strictement limité aux personnes chargées de la gestion du personnel et à certaines administrations (assurance maladie, par exemple). Les supérieurs peuvent accéder à certaines informations, uniquement dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Les données répertoriées dans le registre unique du personnel sont accessibles au CSE et aux délégués du personnel. 

Que contient notre avenant au contrat de travail ? 

Toutes les données recueillies au sujet des salariés doivent être portées à leur connaissance. L’avenant au contrat de travail permet ainsi d’informer le salarié sur la gestion de ses données. Il indique l’objectif de la collecte des données, le responsable des données ou le délégué à la protection des données le cas échéant, la base légale du dispositif, les destinataires des informations, la durée de conservation, les conditions d’accès et de rectification et la possibilité de formuler une réclamation auprès de la CNIL. 

En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas récolter d’informations sur vos salariés sans les en tenir informés. Ce support permet de recueillir toutes les données nécessaires à la gestion du personnel, tout en étant en conformité avec le RGPD. Ce document en format PDF et Word compte 6 pages. 

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Nos supports s’adaptent à vos besoins. Retrouvez votre avenant au contrat de travail sous trois formes : 

• Votre document à télécharger et à compléter par vos soins. 
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Pour aller plus loin…

L’avenant au contrat de travail est un document indispensable à fournir à vos salariés : il n’est pas trop tard pour vous mettre à jour. La gestion de votre personnel implique de nombreuses autres obligations en matière de RGPD. 

Pour aider votre pôle RH à bien piloter la mise en conformité, nous vous proposons un Pack Ressources Humaines. Ce dernier contient l’avenant au contrat de travail mais aussi d’autres supports indispensables : l’information du candidat à l’embauche, la notice informative sur le RGPD ou encore la fiche de sensibilisation pour les supports mobiles.